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1.修正簡報的過程是最好的練習前面提到過要以拍片的精神準備簡報,每一張內容都要斤斤計較仔細再修正,每增加一次修正就會對內容增加理解及記憶,無形中也增加了「自信心」的來源,而不是死背。

2.多次模擬練習,掌控時間

由於簡報時間很有限,通常只有6至15分鐘,必須透過多次的模擬練習,經過去蕪存菁的過程,才能在簡報時確實地掌控時間。

以前筆者曾去上市審議委員會作簡報,主管機關只給11分鐘簡報時間,當時心裡非常抱怨分配時間實在太短,後來了解審議委員們都是大人物,要湊在一起很不容易,實在沒有時間,也沒有耐性聽太冗長的簡報,好在筆者在事前作了多次模擬練習,終於順利在時間內完整地完成簡報。

3.親自簡報有加分

如上篇一定要買所提,要有「簡報影響一生」的認知,新創企業主最好可以親自簡報,投資者或合作者可以有機會了解新創企業主,應該有加分作用。

4.前二分鐘吸引聽眾關注

在簡報的前二分鐘就必需讓聽眾了解公司的定位,公司的特色,為顧客解決了什麼痛點或問題,要能深深吸引聽眾關注才有勝算機會。

如果是輔導的場合,聽眾還可以慢慢詢問、釐清商品產品或服務的內容,但如果是競賽、募資媒合的場合,有時候簡報含提問時間各別都只有不到10分鐘,有些場合甚至連提問時間都沒有,這時候可能就喪失了機會。

5.應該由大而小、由上而下,注意講述路徑、邏輯順序

即使簡報內容架構已經呈現的很清楚,Present時還是應該注意說明順序,依簡報內容的架構層次,依序說明,從上到下一層一層說明,才能讓聽者容易有完整性和邏輯性的理解,沒有主軸、沒有層次的Present,容易讓聽者看得很清楚,卻聽得很凌亂,容易失焦、抓不到重點。再者,萬一時間不夠時,也購物能將較為其次的部分忽略帶過,增加時間彈性,比較不會因此讓重點受時間限制被卡掉。

6.基本假設聽眾並非同行

新創企業主最容易犯的錯誤是將聽眾當同行,沒有用簡單圖示解釋上下游關係,也沒有詳細說明產品特性、定位,以為大家都懂其行業,就直接進入到技術問題探討,或用行業的術語來說明。坦白說如果一開始沒有弄懂,聽眾很容易就糾結在前面的說明,而無法繼續了解簡報的內容。尤其是愈高階主管往往對技術是較陌生的,以「基本假設聽眾並非同行」的角度來簡報較安全。

7.善用標題及關鍵詞

善用悚動的標題,讓大家能夠從標題知道該頁簡報的重點,而敘述的時候可以用關鍵詞精簡的點出重點並縮短經典簡報時間。

8.且勿逐字唸,必須強調Highlight的部分

簡報時並非要逐字、逐欄照唸,也不應該說文解字、照本宣科,而是應該將您事前在每頁所設定Highlight部分,特別強調或說明,以確實傳達出所訴求的重點才對,要思考你要報告的這張簡報上的圖、表、或標題訴求意義是甚麼,把價值和優勢彰顯出來。例如當簡報中一張組織圖,重點不會是有甚麼職位,而是組成背景、彼此間聯繫、分工…等等,讓大家清楚你員工組合起來後有甚麼優勢,在你的帶領跟組織設計下能發揮怎樣的能量。

9.依重點作適當的時間分配

可以事前規畫並視現場反應,適度地調整簡報的重點,不要依張數平均分配簡報時間,現場聽眾不同,想聽重點就會不一樣,但不想講的資訊,請千萬不要出現在簡報上。

10.將聽眾納入作立體式簡報

這兒所謂的「簡報立體化」是指在簡報現場如何讓與會者感受到您的簡報內容與他息息相關,並不只是一場演講或說明而已。例如你在敘述某個政策變化時,重點不會是敘述這個政策怎麼變化,而是應把重點放在這變化對公司及目標對象的影響,還有你提供的解決方案,對在座的那類聽眾息息相關,並把聽眾拉進來作立體式簡報,不是單方向表述,讓他們確實感受你現在簡報的東西會對他產生實際幫助。

(本文作者為經濟部中小企業處創業A+行動計畫總導師╱大聯大控股集團副董事長 曾國棟)

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